토틀, 최고의 아웃룩 토탈 애드인 솔루션

Outlook에서는 제공하고 있지 않는 대용량 파일 첨부, 수신확인, 개별발송 등 다양한 추가 기능들을 제공해 업무 생산성 및 효율성 향상시키는 아웃룩 애드인 솔루션입니다.

토틀 상세 기능/강력한 이메일 보안 기능

[Enterprise] 아웃룩에서 승인 메일 활용하는 방법

아웃룩 토탈 애드인 솔루션, 토틀 (totle) 2022. 8. 17. 12:29

 

우리 회사 이메일 보안 🔐
어떻게 관리하고 계신가요?

 

시장 경쟁이 치열해지면서 기술 유출, 영업 기밀 유출과 관련된 기사를 많이 접하게 됩니다. 빠른 시간 내 적은 비용으로 경쟁력을 확보하고자 하는 기업들과 전, 현직 직원들의 기술 유출로 기업들의 피해가 증가하고 있습니다. 이런 내부 기밀 유출은 오늘날 모든 기업이 직면할 수 있는 가장 큰 위협입니다. 그렇기에 기업은 이런 위협 요소를 미연에 방지하고 엄격하게 통제하고 관리할 수 있는 정책과 솔루션을 마련하는 것이 무엇보다 중요합니다. 특히 대부분의 주요 기밀 및 정보들이 이메일을 통해 유출된다는 점을 고려했을 때 적극적인 메일 모니터링과 더불어 승인을 통한 메일 발송 시스템을 구축해 사전에 유출을 차단하는 솔루션 도입 검토가 필수입니다.

 

 

 

 

 

토틀의 승인 메일 기능 🆗을 활용해보세요!

 

 

토틀은 기업이 설정한 메일 발송 정책에 따라 메일 내 파일이 첨부된 경우 혹은 외부 수신자가 포함되어 있는 경우 승인권자의 승인이 있을때만 메일을 외부로 발송할 수 있게 지원하는 승인 메일 기능을 제공합니다.

 

 

즉, 외부로 발송되는 이메일에 첨부 파일이 포함되어 있거나 외부 수신자가 포함되어 있다면 승인권자의 승인을 받아야만 이메일 발송이 가능하도록 설정할 수 있습니다. 기업 내부의 주요 자료 (ex: 디자인, 도면, 기술자료, 코드, 영업비밀 등)를 첨부해 이메일을 외부로 발송하려면 승인이 완료된 이메일만 이메일 발송이 완료됩니다.

 

 

 

 

 

토틀의 승인 메일 기능을 활용하는 방법

 

1) 이메일 발송 승인 정책 설정하기

승인 메일 기능 활성화 하기

👉 기업 내 보안 정책에 따라 이메일 발송 승인 정책을 생성하고 적용할 수 있습니다. 
👉 토틀의 관리자 도구 → 승인 메일 → 기본 설정을 차례로 클릭합니다.

👉 승인 메일 - 기본 설정 탭을 클릭해 승인 메일 기능 사용 여부를 사용으로 체크합니다.

 


👉 승인 메일 기능 사용 여부에서 어떤 정책으로 승인 메일을 활용할 지 선택한 후 화면 우측의 저장 버튼을 클릭해 변경된 사항을 저장합니다.

 

☑️ 보내는 메일에 대용량 파일이 첨부됐을 경우:

보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 업게 설정할 수 있습니다.

☑️ 보내는 메일에 외부 수신자 Or 외부 관련자가 포함되어 있을 경우

보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.

☑️ 보내는 메일에 승인권자가 포함되어 있을 경우

보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.

 

👉 미 결재 건 재알림 시간을 설정합니다.

토틀의 승인메일 기능을 활용하면 사용자가 승인 정책 조건에 해당하는 첨부 파일 혹은 외부 수신자를 포함해 이메일을 발송 할 때 미리 지정한 결재자에게 승인 요청 이메일이 발송됩니다.

미결재 건 재알림 시간은 결재자가 승인 결재 건에 대해 응답이 없을 시 재알림을 보낼 수 있는 시간을 설정할 수 있는 기능으로 30분부터 12시간까지 시간을 설정할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

2) 이메일 발송 승인
결재자 정보 지정하기

👉 앞서 설정한 승인 정책에 따라 사용자가 이메일 전송 시 이메일 전송을 승인해 줄 결재자를 지정할 수 있습니다.

💡 조직도 정보가 저장되어 있지 않은 경우에는 결재자 관리 기능을 활용할 수 없습니다.
👉 아웃룩 상단의 토틀 탭 →  조직도 관리 → 결재자 관리를 차례로 클릭합니다.

 

 

 

👉 결재자 관리 탭에서 좌측 조직도를 클릭해 결재자와 기안자 정보를 화살표 아이콘을 클릭해 추가 및 제외할 수 있습니다.

☑️ 결재자: 결재자로 지정하려는 사람을 클릭 후 화면 상단부의 [ > ]를 클릭해 결재자에 추가합니다.

☑️ 기안자: 결재자를 지정했다면 결재자 아래 기안자 정보를 화살표 버튼[ > ]을 클릭해 추가 및 제외해 줍니다.

 

결재자 및 기안자 정보를 모두 설정했다면 조직도 관리 창 우측 상단에 위치한 결재자 정보 저장을 클릭해 변경 및 업데이트 된 내용을 저장해 줍니다.

 

 

 

 

 

3) 이메일 발송 승인 요청 및
결재 현황 확인하기

 

 

👉 조직 내부의 이메일 전송 승인 정책에 따라 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 전송하거나 대용량 첨부파일을 포함해 이메일을 전송하게 되면 자동적으로 이메일 전송을 위한 승인 절차가 진행되게 됩니다.

👉 자동적으로 진행된 승인 현황을 확인하려면 아웃룩 상단의 토틀 탭 →  승인 메일 메뉴를 통해 상세 현황을 확인할 수 있습니다.

 

 

☑️ 기안함

발송 승인 요청된 이메일상세 결재 현황과 함께 조회해 볼 수 있습니다.

  • 작성 일시
  • 발신자
  • 수신자
  • 제목
  • 발송 유형
  • 현재 상태 (대기/승인/관리자 승인)
  • 결재자
  • 발송 결과 (대기/발송 완료)
  • 결재 일시
  • 결재 의견

 

 

☑️ 결재함

결재자 권한이 있는 사용자가 승인 요청된 이메일 항목들을 확인할 수 있는 메뉴입니다. 기안자들이 발송 승인을 요청한 이메일 항목들을 결재 현황과 함께 조회할 수 있어 대기 상태에 있는 요청 건들을 한 눈에 파악할 수 있습니다.

 

☑️ 결재 알리미

승인 요청 건에 대한 결재 완료 현황을 알림으로 제공합니다.

 

 

 

 

토틀의 승인 메일 기능을 활용해
빠르게 기업 내 이메일 보안을 강화해보세요!

 

 

 

 

 


제품과 관련한 문의사항이 있으신가요?

지금 바로 아래 연락처로 문의해주세요!

▶  1:1 문의하기

▶  E: support@totlelab.com