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오피스플러그인 기능

[오피스플러그인] 아웃룩메일그룹, 주소록 아닌 조직도 사용!

오피스플러그인 X 짜투리 오피스플러그인 2018.05.29 13:00

아웃룩 관리자 기능, 주소록 대신 조직도 활용하기 : 오피스플러그인




이제 기업에서 사용하는 아웃룩이 보다 유연해집니다. 

   

오피스플러그인으로 회사의 조직도를 아웃룩에 넣어 보세요. 

그룹의 관리자가 생성한 조직도 정보를 연동하여, 조직도 검색으로 빠른 메일 업무를 진행할 수 있습니다. 


관리자가 오피스플러그인에서 우리 회사 그룹 조직도를 만들면, 그룹 코드가 생성되는데요. 

이용자는 그 조직도 그룹코드 입력을 통해 조직도와 연동되고, 그 정보를 활용할 수 있습니다.

아웃룩을 기업에서 사용하고 있다면 주소록 정보를 하나하나 저장해야만 했던 번거로움을 버리세요. 


 *아웃룩 조직도 기능 영상은 포스팅 하단에서 확인하고 구독해보세요^^ 


OfficePluginSetup.zip

즉시 설치파일을 다운로드 하거나, 홈페이지 ( https://goo.gl/xNoQhW )로 이동하여 파일을 다운로드 받으세요 :) 






<관리자가 조직도 생성하는 법> 



관리자는 회사의 조직도를 생성할 새 그룹을 만들 수 있습니다. 

관리자 뿐만 아니라 누구나 내가 사용하고 싶은 그룹을 생성할 수 있지요.  

오피스플러그인의 상단 메뉴에서 [환경설정]으로 이동하여, [조직도 설정]으로 가 [새그룹추가]를 클릭합니다. 








처음 관리자는 그룹코드그룹이름을 생성해야합니다. 

그룹코드는 조직원이 속한 그룹 고유 아이디라고 생각하시면 되는데요. 매우 중요한 정보입니다. 

이 그룹코드를 통해 조직원들은 그룹 조직도 정보를 열람할 수 있게 되니까요.  

다음 회사이름, 팀 이름 등 그룹이름까지 적고 그룹을 [만들기] 합니다. 







그룹 생성이 완료되었습니다. 이제 관리자는 본격적으로 관리자도구로 이동

그룹의 직위/직책을 등록하고 조직 구성원들의 정보를 등록할 수 있습니다.






그룹관리자로 이동하면 처음 그룹 기본정보가 확인됩니다. 

그룹 기본정보에서는 그룹이름 설정, 관리자 등록, 그룹 삭제가 가능합니다. 


관리자는 조직도에 대한 전반적인 관리 권한을 가집니다. 

그룹 삭제 권한과 조직도 정보를 등록하고 수정/삭제하는 권한이 있습니다. 

당연한 이야기지만 관리자 등록은 오피스플러그인 이용자만 가능하다는 점 참고해주세요 :)




직위/직책 탭으로 이동하여, 그룹에서 사용하는 직위 및 직책 정보를 입력합니다. 

새직위/직책추가를 클릭하고 직위/직책명을 기재하세요. 

등록한 직위/직챙 등의 정보는 관리자가 언제든지 삭제를 하거나 사용여부를 체크할 수도 있습니다. 





이제 조직도 정보를 완성시킵니다. 조직도탭으로 이동한 뒤 부서 등록부터 진행합니다. 

그룹명에 마우스 오른쪽을 클릭하고 [하위부서추가] 하여, 그룹 부서를 등록합니다.


 




[새사용자추가]를 클릭한 뒤 사용자 기본 정보를 등록합니다. 

이름/ 메일주소/ 연락처/ 사용여부 (조직원들에게 노출될 지의 여부)

부서/ 직위,직책 정보를 등록하고 저장합니다.  이렇게 차근차근 사용자 추가를 통해 조직도를 완성시킵니다. 




★★★★★★★★★★★★


   사용자등록을 한명씩 등록하기 번거롭다면, 오피스플러그인 엑셀 양식을 다운로드 받아 일괄 업로드하세요! 

   엑셀 가져오기 버튼을 클릭하고 양식을 다운로드 받은 후 양식에 따라 팀원을 등록합니다. 

   이후 해당 파일을 가져온 뒤 모든팀원등록을 클릭합니다 :) 

   엑셀 양식에서는 이전에 등록해 놓은 부서, 직위/직책 정보에 따라 일괄 등록된다는 점 참고해주세요 ^^  





관리자는 이제 완성된 조직도를 조직원 모두가 이용할 수 있도록

그룹코드를 조직원들에게 공유해주세요. *오피스플러그인 가입자만 조직도 사용 가능 








<이용자가 조직도 활용하는 법> 



이제 조직원들은 회사 내 조직원 정보가 변경되거나 추가되어도 (승진, 번호변경, 퇴사, 신입사원 입사 등) 

개인이 별도로 주소록 정보를 변경하거나 수정할 필요가 없게 됩니다. 

관리자 직접 관리하고 있는 조직도가 생겼기 때문이죠.  






오피스플러그인에서 우리 회사 관리자가 등록한 조직도를 이용하려면, 

이용자들은 관리자가 전달한 그룹코드를 등록해야만 하는데요. [환경설정]으로 이동한 후 

[조직도 설정]에서 [그룹연결]을 클릭하여 그룹코드를 입력하기만 하면 됩니다. 







그룹이 연결되면 새전자메일쓰기에서 [조직도 검색]을 클릭할 시에 

내가 소속된 그룹의 조직도가 조회되고, 받는사람과 참조자등을 한꺼번에 설정할 수 있습니다. 


 





그뿐만 아닙니다. 주소록 매크로 설정이 가능했던 기능이 조직도에도 적용되어, 

매크로 발송 시 조직도에 들어있는 이름/직책/부서/회사 정보로 매크로 연결이 가능합니다. 


 





매크로 설정 후 보내기를 하면 최종적으로 데이터가 맞는지 확인하고 발송할 수 있습니다. 

조직도 정보를 통한 메일보내기를 100%활용하는 방법이지요. 








혹시라도 부서 이동/ 이직 등의 이유로 그룹 연결을 해제해야 한다면, 

조직도 설정으로 돌아가 [그룹연결해제]를 클릭하면 됩니다. 



OfficePluginSetup.zip












구글 캘린더, 연락처, 드라이브와 연동이 가능하며 

이용자가 직접 메일 계정을 평판할 수도 있습니다. 


아웃룩 대용량첨부, 수신확인, 개별발송, 예약발송, eml복원 기능은 물론 

메일을 발송한 뒤 같은 메일 안에서 바로 피드백을 주고 받는 메신저 기능까지 이용해보세요. 

메일을 보낼 때 귀찮게만 느껴졌던 숨은참조, 참조 자동설정을 지원하며 

비밀번호 설정을 통해 메일을 PDF파일로 변환하여 발송하는 보안메일 기능도 이용할 수 있습니다. 


그 외 자동실행, 최소화, 네이버 지도/이미지 연동이 가능합니다. 

메일을 eml/pdf/docx파일로 변환하여 저장도 할수 있습니다. 


 *홈페이지 이동(무료다운로드) : https://goo.gl/xNoQhW







댓글
  • 프로필사진 템파스톡 페이스북에서 보고 어제 하루 사용했는데 대용량첨부랑 템플릿까지 진짜 너무 좋습니다. 무료라는 것이 충격이네요^^; 나중에 유료로 바꾸시는 거 아니죠??? 2018.05.30 09:19
  • 프로필사진 오피스플러그인 X 짜투리 오피스플러그인 현재 오피스플러그인의 모든 기능은 유료화 계획이 없습니다. 개인/기업 상관없이 무료로 사용가능합니다.

    주변 분들에게 많이 소문내주세요.

    감사합니다.
    2018.06.01 16:46 신고
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